電子化の管理|ISO27001などの取得やシステム対策をしよう│安心経営始め隊

ISO27001などの取得やシステム対策をしよう│安心経営始め隊

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電子化の管理

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ペーパーレス運動があるように、物理的に劣化してしまう情報に関しては全て電子化して管理しようという動きが盛んになりつつある。元々電子化自体の技術は昔から存在していたものの、電子化した所で管理できるシステムを大きく拡大する必要もあまりなく、また閲覧できるデバイス自体も普及していなかったことから一部でしか利用されていなかった歴史がある。しかし最近ではモバイルデバイスの普及を始め、何処でもインターネット通信が可能な無線通信技術の普及により、何時でも何処でも目的の書類を見たいというニーズが増えた。これにより文書管理システムが求められるケースが増え、ソフトウェア会社も文書管理システムの開発に積極的にある。文書管理システムが行うことは大きく分けて3つあり、まず一番重要な配置という役割がある。配置というとわかりにくいが簡単に説明すると電子化された文書を管理するためにシステムに登録する作業のことである。電子化されたファイルは基本的にそれ自体は何も意味は持たず、ファイルだけでは探すことは出来ない。そのため人がわかりやすいように関連付けを行い、メタデータとして文章の内容やタイトルなどのユニークな情報を付け加える。こういった作業を配置と呼ぶことがあり、電子化されたファイルは人力、また自動的に配置作業が行われていくことになる。配置された電子化ファイルはそのままでは全く意味を成さない。人が利用して初めて意味が出てくるため検索機能を付ける必要がある。インデックスという場合があるが、文書管理システムは配置された電子化ファイルから、指定のファイルを検索する機能を行う。検索はキーワードで検索できる場合もあれば、タグや条件で絞り込む事もでき、文書管理システムによって搭載されているインデックス機能は異なっていく。配置とインデックスが出来れば基本的な文書管理システムは完成になるが、そのままではトラブルがあった場合に面倒になるため、管理機能がついてくる。管理機能ではセキュリティ対策や災害対策、また内容の改変などが行われないように権限の制限や共有といった事を行う。また重要文書の閲覧をするために必要な権限のチェックに生体認証を行うという機能が付く場合もあり、こういった制御も管理機能が行う。