ECMの導入|ISO27001などの取得やシステム対策をしよう│安心経営始め隊

ISO27001などの取得やシステム対策をしよう│安心経営始め隊

ウーマン

ECMの導入

システム

企業内で利用される情報は非常に多く、紙媒体でやりとりされる情報などは全て電子化して管理している企業も多いだろう。こういった電子化ファイルを管理するために利用されるソフトウェアとしてECMがあり、ECMは文書管理ソフトとしては非常に魅力的なパッケージと言える。ECMで可能なことは電子化ファイルの管理だけではなく、文章ファイルを始め、ファイルとして扱うことが出来ないメールの内容なども管理することが出来る。管理する手段としてはデータベース化で運用するという方法があり、データベースで一元管理することで様々な文書データをシームレスに引き出すことが出来るようになる。ECMは文書管理ソフトの基礎の部分であり、ECMはいわゆる基本ソフトウェアのようなものである。ECMだけで全ての文書管理をすることが出来るパッケージもあれば、基本機能だけの提供しかしないパッケージもある。基本機能だけの提供しかしない場合は自分で機能を付き足していく必要があり、コンピューターシステムにある程度理解がある必要も出てくる。
ECMを独自に作り文書管理ソフトとして販売しているソフトウェア会社は多く、こういったECMソフトウェアは自分で付き足す事ができない企業にとっては重宝されている。日常的によく使用されるオフィススイートとの連携をする機能が付いている場合もあり、ほぼ自動的に文書の管理をすることが可能である。文書管理ソフトの導入は特別難しいものではなく、ソフトウェア会社が提供する完成されたECMであればものの数時間で導入が完了することも多い。導入までサポートしてくれるソフトウェア会社もあり、気になっているのであればまずは相談してみるのもいいだろう。